Une auto-école qui inscrit en ligne.
Pour l'Auto-École Beausite à Nice : un site qui présente l'école et un parcours de pré-inscription qui réunit le dossier complet de l'élève, sans papier perdu.
Le besoin : une auto-école reçoit des inscriptions avec des pièces justificatives qui varient selon l'âge et la situation de chaque élève, et passe beaucoup de temps à réclamer les documents manquants. La réponse : un site complet avec une pré-inscription en ligne en 6 étapes qui demande exactement les bons documents selon le profil, et un espace d'administration où tout arrive classé.
Le problème
Inscrire un élève au permis, c'est réunir une liste de pièces qui change selon le cas : un élève de 15 ans en conduite accompagnée n'a pas à fournir les mêmes documents qu'un adulte, et un élève qui a déjà son code doit donner son numéro d'inscription. Sur un formulaire classique, ces différences se traduisent par des dossiers incomplets et des allers-retours.
Ce qui a été construit
- Un site complet : formations, tarifs, conduite accompagnée, code, déroulé de la formation, avis, questions fréquentes, contact, mentions légales avec l'agrément préfectoral.
- Une pré-inscription en ligne en 6 étapes, avec dépôt des pièces justificatives directement depuis le téléphone (photos, PDF, et le format HEIC des iPhone).
- Des documents demandés selon le profil : l'âge exact est calculé à partir de la date de naissance, et le formulaire adapte la liste des pièces, par exemple pour les élèves de 15 et 16 ans ou pour ceux qui ont déjà obtenu le code.
- La possibilité de remettre un document en main propre : pour chaque pièce, l'élève peut l'indiquer, et l'auto-école voit tout de suite ce qu'il lui reste à récupérer.
- Une page des créneaux toujours à jour, alimentée directement par l'administration.
- Un espace d'administration en 8 onglets : créneaux, avis, tarifs, pré-inscriptions, messages, élèves, statistiques et compte. Les nouveaux dossiers sont mis en évidence jusqu'à leur ouverture.
Sécurité et fiabilité
Un dossier d'inscription contient des pièces d'identité. Ces fichiers ne sont accessibles que depuis l'espace d'administration connecté : impossible de les ouvrir en devinant une adresse. Les envois automatisés de robots sont filtrés, et une personne réelle qui serait bloquée par erreur voit un message clair avec le numéro de téléphone de l'école, au lieu d'une fausse confirmation. Les données sont sauvegardées chaque nuit.
Ce que ça montre
Un formulaire bien pensé fait une partie du travail administratif à la place de l'équipe : il pose les bonnes questions dans le bon ordre et ne laisse partir que des dossiers complets. C'est de l'automatisation, même sans intelligence artificielle. Voir aussi les sites web et applications et l'automatisation de processus métier.
Vos dossiers arrivent
incomplets ?
Inscriptions, demandes de devis, dossiers clients : décrivez-moi ce que vous recevez et ce qu'il manque toujours. Je vous propose un parcours qui ne laisse rien passer.